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Encerramento de exercício social: principais assuntos que devem compor a agenda do conselho de administração e da diretoria

Por Rui de Assis Vasconcelos

No dia 31 de dezembro de cada ano encerra-se o período contábil no cooperativismo financeiro. Essa data resulta em evento de encerramento contábil e preparação das demonstrações contábeis para divulgação aos associados e demais interessados, bem como para prestação de contas da administração da cooperativa e deliberação em assembleia geral anual.

A existência de controles internos efetivos e adequados ao porte e complexidade dos negócios da cooperativa assegura o alcance da qualidade, aderência e conformidade das demonstrações contábeis aos normativos em vigor.

Todos os funcionários e membros da administração e dos conselhos da cooperativa são, em níveis diferentes, responsáveis pelo funcionamento eficaz de controles internos que objetivam assegurar a qualidade da divulgação financeira, que é um componente importante do comprometimento da administração de uma cooperativa com uma boa governança.

O princípio fundamental da implementação de bons controles internos na elaboração e revisão das demonstrações contábeis é oferecer dados melhores para a tomada de decisões e aumentar a probabilidade de sucesso e sustentabilidade de uma cooperativa.

Por ocasião do fechamento dos balanços semestrais (30/6 e 31/12), os administradores das cooperativas devem observar requisitos específicos definidos em normas contábeis editadas pelo Comitê de Pronunciamentos Contábeis - CPC e Conselho Federal de Contabilidade - CFC e aprovadas pelo Banco Central do Brasil.

Nesse contexto, ao aprovar as demonstrações contábeis, a administração da cooperativa faz várias declarações, explícitas ou não, que representam as afirmações sobre as transações, sobre os saldos e sobre as divulgações contábeis. Essas afirmações dizem respeito aos itens a seguir.

AFIRMAÇÃO	DESCRIÇÃO
Integridade	Tudo o que deveria ter sido registrado ou divulgado nas demonstrações contábeis foi incluído: não existem ativos, passivos, transações ou eventos não registrados ou não divulgados; e não existem notas faltantes ou incompletas às demonstrações contábeis e as divulgações são claramente expressadas.
Existência	Tudo o que está registrado ou divulgado nas demonstrações contábeis existe na data apropriada e deve ser incluído: os ativos, os passivos, as transações registradas e outros assuntos incluídos nas notas referentes às demonstrações contábeis existem, ocorreram e referem-se à cooperativa.
Precisão e Corte	Todos os passivos, as receitas, os itens de despesas e os direitos sobre os ativos (na forma de posse ou controle) são propriedade ou obrigação da cooperativa, foram registrados pelo valor correto e alocados (corte) para o período correto.
Avaliação	Os ativos, os passivos e patrimônio estão registrados nas demonstrações contábeis pelo valor apropriado: quaisquer ajustes de avaliação ou alocação exigidos por sua natureza ou pelos princípios contábeis aplicáveis foram adequadamente registrados.

 

Assim, sem prejuízos ao cumprimento de outras definições estatutárias e regimentais, para assegurar que as afirmações das demonstrações contábeis sejam efetivas, os órgãos da administração devem, dentro de suas atribuições e responsabilidades, incluir a pauta de fechamento contábil em sua agenda, dedicando atenção ao cumprimento dos seguintes normativos no processo de encerramento contábil, além de realizar os adequados registros em atas de reunião.

Também devem ser validadas as destinações do resultado de acordo com as definições em estatuto social, bem como o conselho de administração deve estabelecer ou ratificar o percentual de pagamento anual de juros ao capital – se aplicável.

Por fim, entende-se que o cumprimento da legislação em vigor, a adoção da adequada estrutura das demonstrações contábeis e a elaboração de notas explicativas objetivas e claras não só aumentam a transparência da cooperativa com seus associados e demais interessados, como resultam em importante instrumento na formação da boa imagem da cooperativa junto à comunidade.